Agent gestion administrative et accueil service enfance jeunesse F/H

Vous effectuez en autonomie ou sous le contrôle d'un responsable, l'enchaînement des missions ci-dessous :

Suivi administratif et accueil :

• Accueil physique, téléphonique et  mail  (logiciel mushroom inclus) / Ouverture du service au public

• Gestion du service : gestion des courriers, mail, appel téléphoniques, entrants et sortants, tri et transmission des demandes aux services et personnes concernées (affaires scolaires, périscolaire, extrascolaire,  directions d’écoles, familles, etc).

• Relayer les demandes des directions d'écoles et autres structures auprès des services municipaux compétents pour intervention et suivi /gestion d’openGST (Demandes et suivis).

Suivi et Gestion des Dossiers des Familles :

• Mise à jour et suivi des dossiers des familles concernant la scolarité, les demandes administratives, et les événements scolaires

• Inscription/annulation des enfants aux activités du service, gestion des justificatifs médicaux et commande des repas et relance auprès des familles pour les mises à jour nécessaires.

• Mise à jour, communication et saisi des informations relatives aux événements scolaires et extra-scolaires (grèves, sorties, activités, etc.).

• Gestion des demandes de dérogations scolaires, préparation du tableau de suivi pour la commission, rédaction des courriers de réponse aux familles et archivage .

 Inscription et Suivi des Enfants :

• Assurer les inscriptions scolaires en lien avec le logiciel Mushroom, y compris préparation de la rentrée et la montée pédagogique des élèves. (lien avec la chargée des affaires enfance).

• Suivi des naissances et fratries : mise à jour régulière du tableau des naissances et suivi des inscriptions, en lien avec les enfants en crèche et leurs fratries .

Collaboration étroite avec le directeur du service pour l'information en temps réel concernant les enfants non inscrits mais figurant sur la liste, ainsi que l’évolution des naissances, garantissant rigueur et communication constante.

Suivi Budgétaire et Commandes :

• Traitement des encaissements pour les activités périscolaires, la restauration scolaire et sport loisir, en respectant les modes de paiements disponibles (y compris tickets CESU papier, plus saisie sue plateforme) . Déclaré mandataire simple.

• Assurer la préparation des commandes, rapprochement des factures et suivi des engagements budgétaires tout au long de l’année, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord budgétaires

• Sport scolaire et Sport de loisirs

• ECP + ECM + JDA (fournitures scolaire)

• Transport scolaire (hors activités sportives)

• Demandes particulières  suite à des pannes ou besoins matériels spécifiques ( en lien avec la chargée des affaires enfance )